Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Pekalongan mengikuti Upacara Pengambilan Sumpah Jabatan dan Pelantikan Bupati dan Wakil Bupati Pekalongan Masa Jabatan 2021 - 2026 yang disiarkan langsung dari Gedung Gradika Bhakti Praja Semarang pada Hari Minggu, 27 Juni 2021, secara virtual di Aula DINARPUS Kabupaten Pekalongan.

Upacara Pengambilan Sumpah Jabatan Dan Pelantikan Bupati dan Wakil Bupati Pekalongan Masa Jabatan 2021 - 2026 dalam masa PPKM Mikro 22 Juni - 5 Juli 2021 Provinsi Jawa Tengah, sehingga pelaksanaan secara virtual yang diikuti Pejabat Struktural di Dinas Arpus Kab. Pekalongan yang di pimpin oleh Kepala Dinas Ibu Tutik Iriyanti, SH,MSi

PENYELAMATAN DAN PELESTARIAN ARSIP PERIJINAN DPM PTSP NAKER

         Dinas Penanaman Modal Dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Dan Tenaga Kerja yang selanjutnya disingkat Dinas PM PTSP DAN NAKER merupakan salah satu perangkat daerah yang berubah bentuk/beralih nama sesuai Peraturan Daerah Kabupaten Pekalongan Nomor 5 Tahun 2020 tentang Perubahan Atas Peraturan Daerah Kabupaten Pekalongan Nomor 4 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Kabupaten Pekalongan. Menyikapi perubahan struktur organisasinya, Dinas DAN NAKER melakukan upaya penyelamatan dan pelestarian arsip hasil kinerjanya.

        Dalam rangka penyelamatan dan pelestarian arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerjanya, Dinas PM PTSP  DAN NAKER berkoordinasi dan bekerjasama dengan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Pekalongan. Langkah awal didahului dengan konsultasi penanganan arsip lembaga berubah bentuk / beralih nama. Selanjutnya melalui surat resmi melakukan permohonan fasilitasi, pendampingan dan bimbingan penyelamatan arsip hasil kinerjanya terutama berkaitan dengan arsip perizinan.

       Sebagai institusi yang mempunyai tugas pokok dan fungsi di bidang pelayanan perijinan, jenis arsip yang tercipta sebagian besar adalah arsip ijin gangguan arsip atau dikenal dengan arsip HO (Hinder Ordonnantie), arsiparsip IMB (Ijin Mendirikan Bangunan), arsip SIUP (Surat Ijin Usaha Perdagangan) dan arsip TDP (Tanda Daftar Perusahaan). Jenis arsip perijinan inilah yang menjadi prioritas penanganan pada kali ini.

       Dasar pertimbangan keempat jenis arsip perijinan menjadi prioritas penanganan adalah memiliki nilai guna sekunder atau tepatnya memiliki nilai historis (sejarah). Arsip ijin ganggunan atau HO dan TDP sudah tidak ada lagi. Sedangkan layanan Ijin Mendirikan Bangunan (IMB) dan Surat Ijin Usaha Perusahaan (SIUP) dengan format dan nama yang berbeda sesuai dengan ketentuan Undang-Undang Cipta Kerja.  Di samping itu, jenis arsip perijinan telah melampaui jangka simpan (retensi) arsip serta bernasib akhir permanen sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA) Kabupaten Pekalongan .Atas dasar pertimbangan tersebut, arsip perijinan diperlakukan pengelolaannya sebagai arsip statis.

       Langkah pengelolaan yang dilakukan melalui pemeriksaan fisik arsip, pemindaaian (scanning), pembungkusan serta pemberian label berkas arsip yang telah disesuaikan dengan daftar arsip usul serah yang telah dibuat sebelumnya. Jadi kegiatan pengelolaan ini langsung menghasilkan dua jenis arsip sekaligus yaitu tertatanya fisik arsip sesuai dengan kaidah kearsipan dan penciptaan arsip secara digital. Hal ini merupakan nilai plus/tambah bagi Dinas PM PTSP DAN NAKER dalam melakukan penyelamatan dan pelestarian arsip.

      Nilai tambah lainnya adalah sumber daya yang dipersiapkan oleh Dinas PM PTSP DAN NAKER, mulaidari SDM pelaksananya yang memang benar-benar memiliki dedikasi di bidang kearsipan dan memiliki penguasaan teknologi informasi, sarana prasarana teknis pengolahan arsip sudah tersedia seperti boks arsip, kertas pembungkus, label berkas dan label boks.

      Dari kegiatan ini, Dinas PM PTSP DAN NAKER diharapkan dapat segera melaksanakan penyerahan arsip yang bernilai sejarah (historis) kepada Lembaga Kearsipan Daerah (Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Pekalongan) sekaligus memenuhi amanat Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2009 tentang Pelaksanaan Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan serta Peraturan Daerah Kabupaten Pekalongan khususnya pasal 53 ayat (2) yang menyatakan bahwa penyerahan arsip wajib dilaksanakan oleh Lembaga di Lingkungan Pemerintah Daerah dan BUMD.

(By : Mi2)

        Rabu, 3 Maret 2021 Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Pekalongan melaksanakan Sosialisasi Kearsipan melalui Virtual yang dihadiri oleh Organisasi Perangkat Daerah se-Kab. Pekalongan dengan Tema “ Penyelamatan dan Pelestarian Arsip Negara Periode Tahun 2014-2019 dan Penyelamatan Arsip Covid-19 dalam Mendukung Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah”.  Sosialisasi ini merupakan tindak lanjut dari  SE Menpan RB No. 1 tahun 2020 tentang Penyelamatan dan Pelestarian Arsip Negara Periode 2014-2019 dan SE Menpan RB No.62 tahun 2020  tentang Penyelamatan Arsip Penanganan Covid-19 dalam Mendukung Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah.

        Acara dibuka oleh Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan kabupaten Pekalongan Ibu Tutik Iriyanti, SH., M.Si, dalam sambutan pembukaannya menyampaikan Pentingnya sosialisasi ini karena dari acara ini Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di Kabupaten Pekalongan akan mendapatkan informasi terkait pentingnya arsip dan langkah-langkah penyelamatan arsip Negara dan arsip Covid-19 mengingat arsip merupakan bukti kinerja (akuntabilitas), memori organisasi dan arsip merupakan tulang punggung manajemen pemerintah.

         Penyelamatan Arsip Negara periode 2014-2019 merupakan bentuk pertanggungjawaban kegiatan dan kesinambungan  program pemerintah yang dilaksanakan di daerah. Oleh karena itu, diharapkan dengan adanya sosialisasi ini semua OPD di Kabupaten Pekalongan mulai melakukan pemilahan dan penataan arsip Negara periode 2014-2019 serta agar segera menyerahkan arsip tersebut ke LKD.

         Tidak jauh berbeda, penyelamatan Arsip Penanganan Covid-19 juga harus sangat diperhatikan. Mengingat hal ini merupakan kejadian Pandemic tingkat dunia, sehingga menjadi tanggung jawab kita untuk dapat menyelamatkan berbagai informasi terkait Covid-19 ini. Seperti halnya informasi terkait awal mula Pandemi Covid-19 ini dinyatakan sebagai kejadian luar biasa di Indonesia, pengembangannya, upaya pemerintah dalam proses penanganan Covid-19, sumber daya manusia, serta sumber daya anggaran hingga nantinya wabah tersebut dinyatakan berakhir tentunya akan menjadi bukti akuntabilitas Negara.

         Namun tidak saja sebagai memori kolektif dan bukti akuntabilitas negara, penyelamatan arsip juga menjadi salah satu bahan pembelajaran untuk generasi yang akan datang. Oleh karena itu, diharapkan dengan adanya sosialisasi ini, semua pencipta arsip di kabupaten Pekalongan ikut serta dalam upaya penyelamatan arsip Negara periode 2014-2019 dan arsip Penanganan Covid-19. Seperti apa yang disampaikan oleh Narasumber Ibu Djami’yah SH., MKn  selaku Kepala Bidang Kearsipan bahwa semua OPD diharapkan dapat menyerahkan arsip Negara periode 2014-2019 ke LKD paling lambat November 2021 dan untuk Arsip Penanganan Covid-19 karena masih bersifat Dinamis maka OPD hanya menyampaikan Daftar Arsip Penanganan Covid-19 ke LKD. Sehingga informasi yang ada tidak akan hilang dan bisa terselamatkan.

        “Mari kita bekerja sama untuk menyelamatkan arsip Negara periode 2014-2019 dan arsip penanganan arsip Covid-19 di Kabupaten Pekalongan. Karena kita tanpa peran serta OPD tidak dapat melaksanakan penyelamatan arsip secara maksimal. Sudah seharusnya pencipta arsip melakukan penanganan arsip sesuai kaidah kearsipan dan sebagai LKD sudah seharusnya kita melestarikan arsip sebagai bukti akuntabilitas pemerintah . ” Tutupnya.  

RSUD Kajen bersama Tim Arsiparis Dinas Arpus

RSUD Kajen bersama Tim Arsiparis Dinas Arpus melakukan Tata Kelola Arsip  dalam rangka mendukung terlaksananya Reformasi Birokrasi Area Ketatalaksanaa Reformasi Birokrasi menjadi tulang punggung dalam perubahan kehidupan berbangsa dan bernegara, guna mewujudkan tata kelola pemerintah yang baik dengan aparatur berintegritas tinggi, produktif dan melayani secara prima dalam rangka meningkatankan kepercayaan publik.

Reformasi Birokrasi sebagai upaya untuk melakukan pembaharuan dan perubahan mendasar terhadap sistem penyelenggaraan pemerintah dalam rangka mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik. Memori kolektif yang terekam dapat dikelola dengan baik untuk menjadi bahan perumusan kebijakan strategis di masa depan serta menjadi sumber pembejaran bagi generasi yang akan datang. Penyelenggaraan kearsipan menjadi salah satu indikator penilaian Reformasi Birokrasi.

Arsip sebagai hal yang sering diremehkan padahal memiliki nilai guna yang sangat penting. Penyelamatan arsip merupakan salah satu bagian dalam tata kelola arsip guna mewujudkan kearsipan yang mampu mendukung program reformasi birokrasi.

Direktur RSUD Kajen dr Amrozi Taufik M.Kes dengan pendampingan Tim dari  Dinas Arpus Kabupaten Pekalongan melakukan pembenahan arsip di RSUD Kajen dalam rangka mendukung terlaksananya reformasi birokrasi pada area ketatalaksanaan yang sekaligus sebagai  tindak lanjut atas pembinaan dan pengawasan kearsipan internal.

‘Tidak ada hal yang berat , ketika kita sudah berkomitmen untuk memulai” demikian yang disampaikan Bu Eni Petugas Kearsipan RSUD Kajen saat melakukan pembenahan dan penyelamatan Arsip Dinamis In Aktif Keuangan Tahun 2017 yang kategori Musnah dan Permanen, yang mempunyai nilai guna Informasi, hukum, administrasi, ilmiah, keuangan, sejarah dan pendidikan.

oleh : Dina