PENYELAMATAN DAN PELESTARIAN ARSIP PERIJINAN DPM PTSP NAKER
Dinas Penanaman Modal Dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Dan Tenaga Kerja yang selanjutnya disingkat Dinas PM PTSP DAN NAKER merupakan salah satu perangkat daerah yang berubah bentuk/beralih nama sesuai Peraturan Daerah Kabupaten Pekalongan Nomor 5 Tahun 2020 tentang Perubahan Atas Peraturan Daerah Kabupaten Pekalongan Nomor 4 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Kabupaten Pekalongan. Menyikapi perubahan struktur organisasinya, Dinas DAN NAKER melakukan upaya penyelamatan dan pelestarian arsip hasil kinerjanya.
Dalam rangka penyelamatan dan pelestarian arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerjanya, Dinas PM PTSP DAN NAKER berkoordinasi dan bekerjasama dengan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Pekalongan. Langkah awal didahului dengan konsultasi penanganan arsip lembaga berubah bentuk / beralih nama. Selanjutnya melalui surat resmi melakukan permohonan fasilitasi, pendampingan dan bimbingan penyelamatan arsip hasil kinerjanya terutama berkaitan dengan arsip perizinan.
Sebagai institusi yang mempunyai tugas pokok dan fungsi di bidang pelayanan perijinan, jenis arsip yang tercipta sebagian besar adalah arsip ijin gangguan arsip atau dikenal dengan arsip HO (Hinder Ordonnantie), arsiparsip IMB (Ijin Mendirikan Bangunan), arsip SIUP (Surat Ijin Usaha Perdagangan) dan arsip TDP (Tanda Daftar Perusahaan). Jenis arsip perijinan inilah yang menjadi prioritas penanganan pada kali ini.
Dasar pertimbangan keempat jenis arsip perijinan menjadi prioritas penanganan adalah memiliki nilai guna sekunder atau tepatnya memiliki nilai historis (sejarah). Arsip ijin ganggunan atau HO dan TDP sudah tidak ada lagi. Sedangkan layanan Ijin Mendirikan Bangunan (IMB) dan Surat Ijin Usaha Perusahaan (SIUP) dengan format dan nama yang berbeda sesuai dengan ketentuan Undang-Undang Cipta Kerja. Di samping itu, jenis arsip perijinan telah melampaui jangka simpan (retensi) arsip serta bernasib akhir permanen sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA) Kabupaten Pekalongan .Atas dasar pertimbangan tersebut, arsip perijinan diperlakukan pengelolaannya sebagai arsip statis.
Langkah pengelolaan yang dilakukan melalui pemeriksaan fisik arsip, pemindaaian (scanning), pembungkusan serta pemberian label berkas arsip yang telah disesuaikan dengan daftar arsip usul serah yang telah dibuat sebelumnya. Jadi kegiatan pengelolaan ini langsung menghasilkan dua jenis arsip sekaligus yaitu tertatanya fisik arsip sesuai dengan kaidah kearsipan dan penciptaan arsip secara digital. Hal ini merupakan nilai plus/tambah bagi Dinas PM PTSP DAN NAKER dalam melakukan penyelamatan dan pelestarian arsip.
Nilai tambah lainnya adalah sumber daya yang dipersiapkan oleh Dinas PM PTSP DAN NAKER, mulaidari SDM pelaksananya yang memang benar-benar memiliki dedikasi di bidang kearsipan dan memiliki penguasaan teknologi informasi, sarana prasarana teknis pengolahan arsip sudah tersedia seperti boks arsip, kertas pembungkus, label berkas dan label boks.
Dari kegiatan ini, Dinas PM PTSP DAN NAKER diharapkan dapat segera melaksanakan penyerahan arsip yang bernilai sejarah (historis) kepada Lembaga Kearsipan Daerah (Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Pekalongan) sekaligus memenuhi amanat Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2009 tentang Pelaksanaan Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan serta Peraturan Daerah Kabupaten Pekalongan khususnya pasal 53 ayat (2) yang menyatakan bahwa penyerahan arsip wajib dilaksanakan oleh Lembaga di Lingkungan Pemerintah Daerah dan BUMD.
(By : Mi2)